להיות מנהל פרויקט | לרכישה באינדיבוק
להיות מנהל פרויקט

להיות מנהל פרויקט

שנת הוצאה: 2014
מס' עמודים: 227
איך תרצ/י את הספר שלך?
- 119

להיות מנהל פרויקט” הוא ספר אחר על ניהול פרויקטים, אשר מתמקד בַּעיקר ובפרקטיקה ומשֹרטט בבירור את הדרך בה יש לפסוע בנעליו של מנהל פרויקט.

הספר מותאם לניהול של כל פרויקט, בכל גודל ובכל עולם תוכן מכיוון שהוא מתייחס ליסודות ניהול הפרויקט – תכנוןבקרה ותקשורת, ולא למתודולוגיה או להתמחות כזו או אחרת. יתרה מזאת, ספר זה מציע שיטות פשוטות ליישום וכלים מתאימים לניהול פרויקט נכון.

ניהול פרויקט הלכה למעשה בהתאם לשיטות המתוארות בספר זה, יניע תהליך של שיפור מתמיד בניהול פרויקטים, כבר מהפרויקט הראשון!

אז אם אתם מנהלי פרויקטים, הזמינו עותק עכשיו!

עוד על ספר זה

חוות דעת

אין עדיין חוות דעת.

היה הראשון לכתוב סקירה “להיות מנהל פרויקט”

תכנון הפרויקט

פרויקט נולד מרעיון, מצורך או מכורח מציאות. מתוקף הגדרתו זהו מאמץ ייחודי המתנהל בתנאי אי-וודאות וחלים עליו אילוצים שרק מעצימים את אתגר העמידה ביעדים בהצלחה.

 

כל פרויקט, קטן כגדול, מחייב הגדרה ברורה של יעדים ומטרות, וכן מסלול ברור להשגתם. קביעת היעדים והתווית הדרך מבוצעים בשני שלבים התפתחותיים של הפרויקט: בשלב התכנון הראשוני – כללי, ואחריו, בשלב התכנון המפורט והיישומי.

 

בחלק הראשון של פרק זה נלמד כיצד לייצור “מָצְפֵּן פרויקט” אשר עונה על כמה שאלות מרכזיות בעת תהליך האישור והתכנון: “למה לבצע את הפרויקט?”, “למי הוא מיועד?”, “מה הוא מכיל?” ו”איך נבצע אותו?”. כל זאת על-מנת להבטיח שההחלטה שתתקבל בשלב יזום הפרויקט תהיה כזו שלא נתחרט עליה במרוצת הזמן.

 

בחלק השני של פרק זה נרחיב את “מצפן הפרויקט” לתכנון מפורט, אִתו נוכל לנהל ולבקר את הפרויקט הלכה למעשה.

 

 

 

בקרה בפרויקט

תכנון הפרויקט עוסק בהתוויית הדרך ליעד, ואילו הבקרה עוסקת בהבטחה שהתקדמות הפרויקט מתבצעת בדרך שתוכננה לעבר היעד. תכנון הפרויקט לבדו, אין בו כדי להבטיח את השגת יעדיו. מערכת הבקרה של הפרויקט היא למעשה זו שאחראית על כך, על-ידי ביצוע בדיקות שוטפות, שמטרתן זיהוי פערים בין התכנון (הרצוי) לביצוע בפועל (המצוי), ופיתוח תגובות לצמצום פערים לא רצויים שהתגלו.

 

לשם כך, נדרשת הקמה של מערכת בקרה סדורה כחלק בלתי נפרד מהפרויקט, העוסקת במדידת ביצועים של היבטי הפרויקט השונים ובהם: תכולה, עבודה, עמידה בלוחות הזמנים אליהם התחייבנו מול הלקוח, תזמון המשימות, עלות, איכות, בטיחות, שינויים וסיכונים.

 

מערכת הבקרה צריכה להבטיח מדידות בתדירות מתאימה, כך שלא יחלוף זמן רב מדי מנקודת מדידה אחת לאחרת, וסטייה מן התכנון תהפוך לפער גדול המהווה בעיה של ממש. לעיתוי זיהוין של סטיות מן התכנון משקל רב בהשפעה על הפרויקט, ולכן יש לייצור מנגנונים הדרושים לזיהוין מוקדם ככל האפשר.

 

מערכת הבקרה הפרויקטלית צריכה להתאים לאופי המשימות בפרויקט ולמשאבים המוקצים לביצוען, וכן למידת רגישות בעלי העניין בפרויקט לסטיות מיעדיו. לשם כך, יש להגדיר את מנגנוני הבקרה הדרושים, ועבור כל אחד מהם – להגדיר את עומק הבקרה ואת השכיחות לביצועה, בהתאם למאפייני הנושא המבוקר. חשוב שלא להגדיר בקרות מוגזמות, מכיוון שהן עשויות להכביד על התנהלות הפרויקט ולפגוע במוטיבציה של הצוות.

 

מוטב ליצור מנגנוני בקרה במבנה אחיד בפרויקט נתון או בכמה פרויקטים דומים, ולנהלם בשקיפות מלאה, כדי לשפר את הטמעתם בפרויקט, וכן כדי ללמוד ולהסיק מממצאי הבקרות השונות, מסקנות רוחביות וארוכות טווח. הבקרות בפרויקט מחולקות לשלושה מעגלי משוב, מהשוטף, דרך התקופתי ועד למיוחד.

 

 

 

תקשורת בפרויקט

אם בתחילת הספר השווינו את ניהול הפרויקטים לאפיית לחם, אז מה שסקרנו עד כה היה “הקמח” (התכנון) ו”השמרים” (הבקרה), אזי תקשורת, תקשורת, תקשורת – היא, בסיכומו של דבר, ה”מים” המאחדים את כל החומרים לכדי עיסה אחידה.

 

תקשורת עוסקת בארגון ובהפצת מידע לבעלי העניין בפרויקט, לגורמים המושפעים ממנו ולאלה המעורבים בו, באופן המותאם לכל גורם המקבל אותו.

 

תקשורת היא המערכת שמזרימה את הדם בעורקי ובנימי הפרויקט והיא מהווה, פעמים רבות, גורם מרכזי בהצלחתו ובהשגת יעדיו או לחילופין, בכישלונו. מנהל פרויקט משקיע את רוב זמנו בעניינים הקשורים בתקשורת, ולכן יש להבטיח שהשקעה זו יעילה, ולא מבוזבזת.

 

התקשורת נחלקת לתקשורת פורמלית, סדורה, המתקיימת בדרכים הישירות והסלולות של הפרויקט, ולתקשורת בלתי-פורמלית, המתקיימת בדרכים העקיפות וב”דרכי העפר” שלו. שתיהן חיוניות לניהולו התקין.

 

התקשורת הפורמלית מתקיימת באפיקי תקשורת סדורים, הנובעים מהמבנה הארגוני של צוות הפרויקט – שהוגדר בשלב התכנון המפורט שלו – ומתוכנית התקשורת המבוססת על אותו מבנה ועל מפת בעלי העניין והגורמים המושפעים ממנו. התקשורת הפורמלית הינה תקשורת מתועדת בין מוסרי המידע למקבליו, והיא בין השאר, הבסיס לניתוח הפרויקט במהלכו ובסיומו.

 

תקשורת בלתי פורמלית היא תקשורת המבוססת על קשרים אישיים וחברתיים, ואינה מוגבלת למבנה הארגוני הפורמלי של הפרויקט. ככזאת, היא בדרך כלל אקראית, לא מאורגנת או מתועדת, פחות עניינית וכוללת מרכיב רגשי, לעתים משמעותי. יחד עם זאת, היא מהירה ומגשרת בקלות על פערים מקצועיים והיררכיים כאשר המידע זורם בכל הכיוונים. אפיקי התקשורת הבלתי פורמליים מספקים תשתית עשירה להעברת מסרים בפרויקט, וכן לגיבוש ולשיפור עבודת הצוות ותפקוד העובדים, אולם כדי להפיק את המיטב מאפיקים אלה, יש לספק תנאים המתאימים לקיומם ולהבטיח את יציבותם לאורך זמן.

חמוטל וייס היא מנהלת פרויקטים מנוסה שניהלה פרויקטים של מערכות מידע ופיתוח מוצרים בחברות בינלאומיות בהיקף של מיליוני דולרים. בעלת תואר ראשון במדעי החברה, מרצה ותיקה ויועצת בכירה בתחום ניהול פרויקטים ומידול תהליכים; מנתחת מערכות מידע ומיישמת SAP בכירה, יזמית בלב ובנשמה; בעלים ושותפה בחברות ובמיזמים בינלאומיים בתחומי פעילות מגוונים.

 

 

דניאל ציטר הוא מנהל פרויקטים מנוסה, מהנדס תעשייה וניהול בהכשרתו, מוסמך PMP של ארגון הגג העולמי לניהול פרויקטים, ה- PMI; מרצה ויועץ בכיר בתחום ניהול פרויקטים, מומחה במיסוד תהליכי ניהול פרויקטים ובהקמת גופים לניהול פרויקטים ופורטפוליו של פרויקטים, וכן בהטמעת כלים תומכים, אשר מספקים למגוון ארגונים את היכולת לנהל פרויקטים ביעילות, תוך עמידה ביעדי החברה.

X